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La pianificazione e l’organizzazione di un evento sono elemento fondamentale per il suo successo. La preparazione di un matrimonio è cosa complessa ed impegnativa. Il nostro team, una volta definiti insieme agli sposi le esigenze e i desideri degli stessi, si occuperà degli aspetti organizzativi e gestionali, sollevando la coppia dalle responsabilità più tecniche e noiose.

Il nostro servizio di planning ha inizio con largo anticipo rispetto alla data scelta per lo svolgimento delle nozze. In una prima fase esso prevede una serie di incontri con gli sposi, finalizzati all’individuazione dell’idea di matrimonio che essi hanno, alla scelta della location, allo studio del tema e all’individuazione dello stile. Successivamente 2WED si occuperà della individuazione delle soluzioni più adatte per un perfetto svolgimento del giorno delle nozze, entrando nel dettaglio delle scelte organizzative (dal tipo di mise en place e di servizio più consoni, alla definizione dei momenti di intrattenimento musicale, etc…) e proponendo più opzioni di scelta agli sposi in merito ad ogni elemento considerato.

2WED curerà ogni singolo dettaglio organizzativo e gestionale, a partire dalla definizione di un budget, fino alla cura dei rapporti con ogni fornitore individuato. Accompagneremo la coppia in ogni aspetto decisionale, prospettando per ogni elemento varie soluzioni congruenti con i gusti dei clienti.

Infine 2WED controllerà che il giorno delle nozze tutto fili liscio: farà sì che la timeline stabilita venga rispettata, che ogni dettaglio scelto risulti perfetto.

Organizzare i tavoli del matrimonio

Disposizione tavoli matrimonio: come disporre gli ospiti?

Chi ha già compiuto il grande passo sa che la disposizione dei tavoli per il ricevimento del matrimonio è uno degli elementi più complessi di tutta l’organizzazione dell’evento.
I motivi della difficoltà sono vari, primo fra tutti la costante circostanza per cui ci si occupa di “chi far sedere dove e con chi” nei giorni immediatamente antecedenti lo stesso matrimonio, quando sono arrivate tutte le conferme di partecipazione da parte degli invitati. Ovviamente gli ultimi preparativi sono quelli (anche emotivamente) più impegnativi e gli sposi spesso danno priorità ad altri fattori di riuscita dell’evento, sottovalutando l’importanza di una giusta disposizione dei tavoli e degli invitati.

L’operazione di distribuzione e raggruppamento degli ospiti per tavoli è molto delicata: bisogna conoscere bene gli invitati e un wedding planner potrà aiutarvi, ma dovrete essere voi a fornire tutte le indicazioni utili, come per esempio in quali reali rapporti sono i vostri parenti ed amici (e voi in qualche caso dovrete chiedere delucidazioni ai vostri genitori…).
Capita spesso di trovarsi in difficoltà a causa di cugini litigiosi, ex coppie di amici riaccoppiatisi con nuovi partner, zie criticone, etc… Inoltre bisogna tener presente che è sempre opportuno formare tavoli il più possibile omogenei, per età, classe sociale, grado di relazione/parentela con gli sposi, ….

1) Scelta del tipo di tavolo

La prima cosa da considerare è quale tipo di tavolo utilizzare. Gli sposi possono scegliere tra tavoli rotondi, rettangolari, ellittici o quadrati. La loro capienza va dai 6 ai 12 posti. I tavoli rotondi sono i più scelti per i matrimoni per diversi motivi: consentono ai vostri invitati di interagire agevolmente tra di loro, sono esteticamente gradevoli, la loro corretta dislocazione in ambienti chiusi e delimitati aggiunge armonia agli stessi spazi, aiutano il servizio a tavolo (sia per lo spazio tra i tavoli, che per lo spazio sui tavoli…), la loro forma consente decorazioni anche importanti, etc…
Le tavolate imperiali (tavoli rettangolari lunghi) sono più adatti a matrimoni intimi, dove gli invitati non superano le 80/100 persone; in questi casi è anche possibile unire i tavoli componendo delle grandi tavolate a forma di T oppure a ferro di cavallo. Permettono allestimenti molto belli, che però vanno a discapito dell’interazione tra gli ospiti.

2) Disposizione dei tavoli

Procuratevi una planimetria della location ove avverrà il ricevimento e iniziate a pensare alla possibile distribuzione dei tavoli.
Tenete conto che le simmetrie risultano sempre armoniche, che il tavolo degli sposi dovrà essere collocato in posizione centrale e ben visibile da tutti gli altri tavoli, che dovrete lasciare almeno uno spazio libero, ampio e sempre ben visibile da tutti i tavoli per lo svolgimento delle danze (tutti gli ospiti vorranno vedervi ballare!). Al lato degli sposi collocate i testimoni e le famiglie degli sposi.
Nella distribuzione dei tavoli bisogna soprattutto considerare lo spazio tra gli stessi, in modo che i camerieri possano effettuare un efficiente servizio, che il passaggio degli ospiti risulti agevole, che anche la sposa con il vestito più ingombrante possa passare a salutare tutti i suoi ospiti.
Tenete presente che per un tavolo rotondo da 10 persone lo spazio di ingombro è di almeno 9 metri quadrati.

3) Disposizione degli ospiti

Organizzate l'assegnazione dei posti a tavola almeno 20 giorni prima dell’evento, in modo da permettere a chi gestirà il catering di potersi organizzare al meglio. Considerate poi che il tutto andrà rivisto ed “aggiustato” qualche giorno prima del matrimonio, alla luce delle variazioni dell’ultimo minuto.
Per poter effettuare l’ardito compito avrete bisogno della lista competa degli invitati che hanno dato conferma della loro partecipazione, completa di nomi e cognomi di tutti (anche dell’eventuale accompagnatore a voi sconosciuto …). Accanto ad ogni nome indicate tutte le informazioni indispensabili dall’ età allo stato civile, dal “ruolo” (amico dello sposo, cugina della sposa, etc..) alla professione, fino ad eventuali esigenze alimentari (intolleranze e/o lifestyle).
La norma vuole che la disposizione del tavolo sia dettata dalla categoria cui appartengono gli ospiti che vi siederanno: i vostri genitori e testimoni hanno il rango più alto, poi i nonni e i parenti di primo grado e poi via via fino ai parenti più lontani, agli amici e ai colleghi di lavoro.
A lato del tavolo degli sposi (sito in posizione centrale e visivamente raggiungibile da tutti gli altri tavoli, con sposo seduto sulla sinistra della sposa) ci sono i tavoli dei testimoni, delle famiglie della sposa e dello sposo. I testimoni possono anche sedere al tavolo degli sposi: dipende solo dalle vostre scelte. Se al tavolo d’onore prevedete la presenza al vostro fianco dei testimoni di nozze, naturalmente gli stessi siederanno a lato degli sposi. Se invece decidete di collocarli in tavoli separati, oltre ai testimoni dovranno sedere con loro i loro accompagnatori e/o famiglie. Per una questione di simmetria consigliamo in tal caso due tavoli distinti, da collocare a destra e a sinistra del tavolo degli sposi.
Comporre i tavoli delle famiglie degli sposi non è difficile: il tavolo della famiglia dello sposo sarà alla sua sinistra; il tavolo della famiglia della sposa sarà alla sua destra; a tali tavoli siederanno genitori, fratelli e sorelle, eventuali cognati e nipoti, nonni.
Gli invitati vanno divisi per categoria: familiari, amici della sposa e dello sposo, amici comuni, colleghi di lavoro, amici del calcetto per lui, etc… Espletata tale divisione potete cominciare a comporre i tavoli, partendo da quelli più vicini a voi. Se avete deciso di assegnare a ciascuno uno specifico posto dovreste anche considerare (lì dove è possibile ed opportuno) l’alternanza uomo-donna prevista da galateo per ogni tavolo.
Il nostro consiglio è di pensare alla felicità degli invitati: mettete sempre allo stesso tavolo persone che hanno qualcosa in comune (interessi, argomenti di conversazione, etc…); accoppiate gli amici single; se avete ospiti stranieri che non parlano la nostra lingua, fateli sedere con chi può sostenere una conversazione in inglese, ….

E adesso alcune dritte per la disposizione degli invitati a un matrimonio:

  • Non fatevi corrompere da amici che vi chiedono di sedersi al tavolo con quello o quell’altra (potreste non ritrovare il bandolo della matassa!)
  • Non rispondete a chi vi chiede "Con chi mi hai messo al tavolo?" (meglio la loro sorpresa che i vostri mal di testa)
  • Non pensate al tavolo degli operatori (fotografi, video operatori, musicisti, deejay,…) come se fossero invitati: sono lì per lavorare.
  • Per cui: il loro tavolo sarà nel backstage (niente attrezzature inopportune in giro); concordate per loro col catering un pranzo a buffet light, privo di bevande alcooliche (niente cantanti brilli).
  • Mettete allo steso tavolo famiglie con i bambini di età simili: sarà meno facile che i pargoli si annoino e creino problemi e sarà più facile gestirli per i genitori. Se i bimbi son tanti fate dei tavoli a loro dedicati e lasciateli alle cure di un animatore/baby sitter
  • Mettete i single ad uno stesso tavolo, ma raggruppateli sempre per età, classe sociale, interessi. Non fate l’errore di mettere la single 40enne al tavolo delle divorziate 60enni!
    Foto ricevimento.

4) Decorazione dei tavoli

Questa è la parte più divertente: vi toccherà scegliere dei centrotavola floreali, dei segnaposto, e potrete immaginare e realizzare qualsiasi cosa possa rendere l’ambiente più piacevole.
Per quanto riguarda i centrotavola vi affiderete ad un floral designer, che vi proporrà diverse opzioni, partendo dalle vostre indicazioni, pertanto abbiate chiaro un tema ed un colore. I centrotavola dovranno essere se non uguali tra loro, almeno simili per composizione, essenze floreali utilizzate e dimensioni. Potranno variare solo quelli dei tavoli d’onore (sposi, testimoni, famiglie degli sposi).
Per i segnaposto cercate l’originalità, senza per questo allontanarvi dall’eleganza. Se avete particolari passioni le stesse potrebbero fornirvi spunti per temi e materiali e così potrete personalizzare ancora di più il vostro matrimonio. Con la stessa linea grafica e tema realizzate quindi il tableau marriage, che sito all'entrata della location per il ricevimento, aiuterà gli inviati a trovare il posto assegnato loro.

Ok adesso divertitevi!

 

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